Lees zeker deze informatie door en kijk wat jij kunt doen.

Privacy is erg belangrijk. KBC Motorclub wil persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens worden verwerkt.

 

Deel 1: KBC Motorclub verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig

De KBC Motorclub is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens in het kader van de dienstverlening aan de aangesloten leden werkzaam bij de KBC-groep, gepensioneerden van de KBC-groep en gasten uitgenodigd door leden..

Deze privacy verklaring is dan ook van toepassing op de (toekomstige) aangeslotenen van KBC Motorclub.

Toekomstige aanpassingen aan deze privacyverklaring n.a.v. nieuwe of gewijzigde regelgeving / verwerkingsprocessen persoonsgegevens kunnen niet worden uitgesloten. .

De laatste versie kan je ook opvragen via kbc-mc@kbc-mc.be

Vragen kunnen ook steeds via deze kanalen gesteld worden.  

Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert de KBC Motorclub via Kennisbank of via haar website www.kbc-mc.be of via een persoonlijke mailing. Alhoewel KBC streeft om je telkens te informeren, vragen we je af en toe deze privacyverklaring  opnieuw te lezen om op de hoogte te blijven over de inhoud van de laatste versie van de privacyverklaring. Na elke aanpassing wordt ook de versie-datum gewijzigd waarop de privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt.

Voor meer informatie over de privacywetgeving in België in het algemeen kun je ook terecht op www.privacycommission.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen privacy commissie genoemd).

 

Deel 2: Hoe worden persoonsgegevens verwerkt?

2.1.        Wettelijke basis

KBC Motorclub mag als verwerkingsverantwoordelijke geen persoonsgegevens verwerken zonder gerechtvaardigde wettelijke grondslag. Persoonsgegevens worden enkel verwerkt indien:

  • een dergelijke verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  • een verwerking noodzakelijk is in het kader van contractuele of précontractuele verplichtingen;
  • de verwerking noodzakelijk is in het kader van de gerechtvaardigde belangen van de personeelskringen, wanneer dit geen onredelijke inbreuk op de belangen van de aangeslotenen betekent;
  • voorafgaandelijk de aangesloten leden toestemming hiertoe hebben verleend.

2.2 Doel van verwerking

De KBC Motorclub verwerken alleen persoonsgegevens relevant voor het bereiken van specifieke doelen. Concreet kan het gaan om:

  • het organiseren van activiteiten voor zijn leden (inclusief onder meer communicatie, informatie, samenwerking met de personeelskringen KBC)
  • het bijsturen van toekomstige activiteiten gebaseerd op  bijgehouden  statistieken.
  • voldoen aan de verplichtingen van de personeelskring KBC waaronder rapporterings- en informatieverplichtingen aan KBC Groep N.V. , alsook reageren op officiële vragen;
  • de belangen van de KBC Motorclub behartigen bijvoorbeeld door het inzetten van alle mogelijke middelen om fraude en misbruik op te sporen, zorgen voor een passende beheersing van risico’s en vertegenwoordiging in gerechtelijke procedures.

2.3.        Welke data worden verwerkt?

De KBC Motorclub verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Hieronder geven we aan over welke soort gegevens het kan gaan:

  • identiteitsgegevens (zoals naam, voornaam, email werk (KBC), privé email, telefoon privé, werkgever (KBC), personeelsnummer, postcode en gemeente). Bij voorafgaande individuele toestemming worden ook de privébereikbaarheidsgegevens gebruikt om aangesloten leden te contacteren in het kader van de activiteiten van de personeelskring en in het bijzonder voor informatiedoeleinden. Ieder lid kan vragen om geen mailings in verband met de KBC Motorclub te ontvangen.
  • individuele financiële informatie, zoals rekeningnummer in het kader van de uitbetaling van bepaalde voordelen verschaft door de KBC Motorclub.
  • gegevens in het kader van vragen- en klachtenmanagement. Als je contact (telefonisch, schriftelijk of via mail) hebt met een medewerker dan wordt dit in principe geregistreerd om een verslag te hebben, als herinnering van vervolgtaken die de medewerker moet uitvoeren, voor bewijsvoering en/of controletaken.
  • Inschrijvingsgegevens van de leden voor de activiteiten van de KBC motorclub (activiteit, type kamer, maaltijd, prijs, nummerplaat)
  • Loggings van de activiteiten van de leden op de website www.kbc-mc.be

2.4.        Gegevensverwerkingsverantwoordelijke

De KBC Motorclub treedt op als verwerkingsverantwoordelijke.

Daarnaast kunnen ook derde partijen persoonsgegevens ontvangen en/of doorsturen zoals bijvoorbeeld hotels, overheidsinstanties, beheerders van gebruikte tools of de werkgever(s) van de KBC-groep. Deze instanties en ondernemingen zijn verantwoordelijk voor de rechtmatige bewaring en beheer van de betrokken informatie.

 

Deel 3: Over vertrouwelijkheid en beveiliging

3.1.        Concrete maatregelen

Passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen en te beveiligen worden geïmplementeerd zodat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking of incidentele/opzettelijke wijziging, verlies, vernietiging of beschadiging. Deze maatregelen houden rekening met de technisch mogelijkheden, de kosten van implementatie, de aard, omvang, context van de gegevens en het doel van de verwerking alsook met de risico van verwerken.

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer ze relevant en passend zijn voor de hierboven omschreven doelen. Om dit accuraat te kunnen doen, moeten wijzigingen zo snel mogelijk door gegeven worden zodat de gegevens up-to-date blijven. Om deze reden kan de KBC Motorclub deze informatie opvragen.

3.2.        Toegang tot persoonsgegevens

Alleen hiertoe gemachtigde personen hebben toegang tot persoonsgegevens en enkel als die gegevens relevant zijn voor hun opdracht. Deze personen zijn bovendien gebonden aan strikte beroepsdiscretie en moeten alle technische voorschriften en de veiligheid van de systemen naleven.

Bij de samenwerking met externe partijen kunnen bepaalde gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terecht komen. Als een van deze landen volgens de Europese Commissie geen voldoende hoog beschermingsniveau biedt, dan vangt de KBC Motorclub dit op door een aangepaste overeenkomst ter bescherming van de gegevens op te maken.

3.3.        Termijn van bewaring

De KBC Motorclub houdt de persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk voor de omschreven doelen.

De retentieperiode bedraagt max 1 jaar :

  • Bij opzeg van het lidmaatschap
  • Bij het verlaten van KBC

Na het verstrijken van de noodzakelijke retentietermijn worden de gegevens verwijderd uit de systemen, tenzij er betwisting bestaat of de informatie als bewijslast in het kader van een gerechtelijke procedure langer moet worden bijgehouden.

 

Deel 4: Privacyrechten

De aangeslotene en begunstigde hebben een aantal rechten m.b.t. hun persoonlijke persoonsgegevens :.

  • Het recht om de verwerkte gegevens te in te kijken. Dit kan via kbc-mc@kbc-mc.be of via de website www.kbc-mc.be.
  • Het kan gebeuren dat er bepaalde gegevens worden verwerkt die niet (meer) correct zijn. In dit geval heeft de betrokkene recht om de gegevens te laten verbeteren of vervolledigen.
  • Als er gegevens onrechtmatig worden verwerkt, kan gevraagd worden om ze te verwijderen, te beperken of om verzet aan te tekenen. Ook bij een volledig geautomatiseerd proces zonder menselijke tussenkomst kan contact opgenomen worden om de tussenkomst van een medewerker te vragen of het resultaat te betwisten. Indien toestemming is gegeven voor een bepaalde gegevensverwerking, kan deze later opnieuw ingetrokken worden.
  • Het recht om de persoonsgegevens die de aangeslotene zelf aan de KBC Motorclub heeft verstrekt in bepaalde gevallen, (on)rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (privacy-wetgeving) voorziet een aantal beperkingen op dit recht waardoor dit niet van toepassing is op alle gegevens.

Vragen over een van de bovenstaande rechten kunnen gesteld worden via kbc-mc@kbc-mc.be.

Om te vermijden dat iemand anders deze rechten uitoefent, moet de identiteit van de vraagsteller geverifieerd kunnen worden. Om die reden kan een kopie van de identiteitskaart opgevraagd worden .

Indien deze verklaring geen afdoend antwoord kon geven, kan in de tweede instantie contact opgenomen worden met de ‘Data Protection officer’  bij KBC via mail naar dataprotection@kbc.be

Indien vervolgens de vraag nog steeds onbeantwoord zou blijven, kan een klacht neergelegd worden bij de bevoegde nationale gegevensbeschermingsauthoriteit ( www.privacycommission.be ) .

 

Deel 5: Contacteer de KBC Motorclub als je vragen hebt over de verwerking van je gegevens  bij datalekken.

Een datalek wordt gedefinieerd als een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde versturen van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.

Datalekken dien je als aangesloten lid onmiddellijk te melden aan kbc-mc@kbc-mc.be eveneens met  dataprotection@kbc.be in cc. (dit is de mailbox van de Data Protection Unit van de dienst Groep Compliance)                                                                                                                     

Deze instanties bepalen dan samen welke dringende maatregelen zich opdringen.