Lees zeker deze informatie door en kijk wat jij kunt doen.

Privacy is erg belangrijk. KBC Motorclub wil persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt, de verwerkingsmethodiek en wat de rechten van de betrokken aangeslotenen en begunstigden zijn.

 

Deel 1: KBC Motorclub verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig

KBC Motorclub is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens in het kader van de dienstverlening aan de aangesloten leden werkzaam bij de KBC-groep.

Deze privacy verklaring is dan ook van toepassing op de (toekomstige) aangeslotenen van KBC Motorclub.

Toekomstige aanpassingen aan deze privacyverklaring n.a.v. nieuwe of gewijzigde regelgeving / verwerkingsprocessen persoonsgegevens kunnen niet worden uitgesloten. De meest recente versie vind je altijd op de KBC Sharepoint (zoekterm: personeelskring).

De laatste versie kan je ook opvragen via kbc-mc@kbc-mc.be

Vragen kunnen ook steeds via deze kanalen gesteld worden.  

Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert de KBC Motorclub via Kennisbank of via haar website www.kbc-mc.be of via een persoonlijke mailing. Alhoewel KBC streeft om je telkens te informeren, vragen we je af en toe deze privacyverklaring   opnieuw te lezen om op de hoogte te blijven over de inhoud van de laatste versie van de privacyverklaring. Na elke aanpassing wordt ook de versie-datum gewijzigd waarop de privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt.

 

Voor meer informatie over de privacywetgeving in België in het algemeen kun je ook terecht op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit

Contactgegevens:

          Gegevensbeschermingautoriteit
          Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

          tel:  +32 (0)2 274 48 00
          fax: +32 (0)2 274 48 35
          contact@apd-gba.be

 

Deel 2: Hoe worden persoonsgegevens verwerkt?

  1. Wettelijke basis

KBC Motorclub mag als verwerkingsverantwoordelijke geen persoonsgegevens verwerken zonder gerechtvaardigde wettelijke grondslag. Persoonsgegevens worden enkel verwerkt indien:

  • een dergelijke verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  • een verwerking noodzakelijk is in het kader van contractuele of précontractuele verplichtingen;
  • de verwerking noodzakelijk is in het kader van de gerechtvaardigde belangen van de personeelskringen, wanneer dit geen onredelijke inbreuk op de belangen van de aangeslotenen betekent;
  • voorafgaandelijk de aangesloten leden toestemming hiertoe hebben verleend.

2.2 Doel van verwerking

De KBC Motorclub verwerken alleen persoonsgegevens relevant voor het bereiken van specifieke doelen. Concreet kan het gaan om:

  • het organiseren van activiteiten aan zijn leden (inclusief onder meer communicatie, informatie, samenwerking met de personeelskringen KBC); de rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is jouw toestemming. 
  • het bijsturen van toekomstige activiteiten gebaseerd op  bijgehouden  statistieken; de rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is gerechtvaardigd belang.
    • het intern beheer en administratie wat betreft IT ondersteuning, business continuity, infrastructuur management, boekhoudkundige verwerkingen, dossieropbouw, testen en het verbeteren van processen en applicaties, archivering en het bijhouden van statistieken; de rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is gerechtvaardigd belang.
    • het beheer van de activa; de rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens zijn wettelijke verplichtingen.
    • voldoen aan de verplichtingen van de personeelskring KBC waaronder rapporterings- en informatieverplichtingen aan KBC Global Services N.V. , alsook reageren op officiële vragen; de rechtsgrond voor de verwerking van deze gegevens zijn wettelijke verplichtingen.
    • de belangen van de KBC Motorclub behartigen bijvoorbeeld door het inzetten van alle mogelijke middelen om fraude en misbruik op te sporen, zorgen voor een passende beheersing van risico’s en vertegenwoordiging in gerechtelijke procedures. De rechtsgrond voor de verwerking van deze gegevens is gerechtvaardigd belang.

2.3 Welke data worden verwerkt?

KBC Motorclub verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Hieronder geven we aan over welke soort gegevens het kan gaan:

  • identiteitsgegevens (zoals naam, adres- en contactgegevens). Bij voorafgaande individuele toestemming worden ook de privébereikbaarheidsgegevens gebruikt worden om aangesloten leden te contacteren in het kader van de activiteiten van de personeelskring en in het bijzonder voor informatiedoeleinden. Ieder lid kan vragen om geen mailings in verband met de KBC Motorclub te ontvangen.
  • individuele financiële informatie, zoals rekeningnummer in het kader van de uitbetaling van bepaalde voordelen verschaft door KBC Motorclub;
  • gegevens in het kader van vragen- en klachtenmanagement. Als je contact (telefonisch, schriftelijk of via mail) hebt met een medewerker dan wordt dit in principe geregistreerd om een verslag te hebben, als herinnering van vervolgtaken die de medewerker moet uitvoeren, voor bewijsvoering en/of controletaken.;
  • …

2.4 Gegevensverwerkingsverantwoordelijke

KBC Motorclub treedt op als verwerkingsverantwoordelijke.

Daarnaast kunnen ook derde partijen persoonsgegevens ontvangen en/of doorsturen zoals bijvoorbeeld overheidsinstanties, beheerders van gebruikte tools of de werkgever(s) van de KBC-groep. Deze instanties en ondernemingen zijn verantwoordelijk voor de rechtmatige bewaring en beheer van de betrokken informatie.

 

Deel 3: Over vertrouwelijkheid en beveiliging

3.1 Concrete maatregelen

Passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen en te beveiligen worden geïmplementeerd zodat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking of incidentele/opzettelijke wijziging, verlies, vernietiging of beschadiging. Deze maatregelen houden rekening met de technisch mogelijkheden, de kosten van implementatie, de aard, omvang, context van de gegevens en het doel van de verwerking alsook met de risico van verwerken.

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer ze relevant en passend zijn voor de hierboven omschreven doelen. Om dit accuraat te kunnen doen, moeten wijzigingen zo snel mogelijk doorgegeven worden zodat de gegevens up-to-date blijven. Om deze reden kan KBC Motorclub deze informatie opvragen.

3.2 Toegang tot persoonsgegevens

Alleen hiertoe gemachtigde personen hebben toegang tot persoonsgegevens en enkel als die gegevens relevant zijn voor hun opdracht. Deze personen zijn bovendien gebonden aan strikte beroepsdiscretie en moeten alle technische voorschriften en de veiligheid van de systemen naleven.

Bij de samenwerking met externe partijen kunnen bepaalde gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terecht komen. Als een van deze landen volgens de Europese Commissie geen voldoende hoog beschermingsniveau biedt, dan vangt KBC Motorclub dit op door een aangepaste overeenkomst ter bescherming van de gegevens op te maken.

3.3 Termijn van bewaring

KBC Motorclub houdt de persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk voor de omschreven doelen.

De retentieperiode bedraagt max 1 jaar: bij opzeg van het lidmaatschap

Na het verstrijken van de noodzakelijke retentietermijn worden de gegevens verwijderd uit de systemen, tenzij er betwisting bestaat of de informatie als bewijslast in het kader van een gerechtelijke procedure langer moet worden bijgehouden.

 

Deel 4: Privacyrechten

De aangeslotene en begunstigde hebben een aantal rechten m.b.t. hun persoonlijke persoonsgegevens :.

  • Het recht om de verwerkte gegevens te  in te kijken. Dit kan via kbc-mc@kbc-mc.be of via de website www.kbc-mc.be.
  • Het kan gebeuren dat er bepaalde gegevens worden verwerkt die niet (meer) correct zijn. In dit geval heeft de betrokkene recht om de persoonsgegevens te laten  verbeteren of vervolledigen.
  • Als er persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, kan gevraagd worden om ze te  verwijderen, te beperken of om verzet aan te tekenen. Ook bij een volledig geautomatiseerd proces zonder menselijke tussenkomst kan contact opgenomen worden om de tussenkomst van een medewerker te vragen of het resultaat te betwisten. Indien toestemming is gegeven voor een bepaalde gegevensverwerking, kan deze later opnieuw ingetrokken worden.
  • Het recht om de persoonsgegevens die de aangeslotene zelf aan de KBC Motorclub heeft verstrekt in bepaalde gevallen, (on)rechtstreeks aan een derde partij  over te dragen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming voorziet een aantal beperkingen op dit recht waardoor dit niet van toepassing is op alle persoonsgegevens.

Vragen over een van de bovenstaande rechten kunnen gesteld worden via kbc-mc@kbc-mc.be.

Om te vermijden dat iemand anders deze rechten uitoefent, moet de identiteit van de vraagsteller geverifieerd kunnen worden. Om die reden kan een kopie van de identiteitskaart opgevraagd worden .

Indien deze privacyverklaring geen afdoend antwoord kon geven, kan in de tweede instantie contact opgenomen worden met de ‘Data Protection officer’   bij KBC via mail naar  dataprotection@kbc.be

Indien vervolgens de vraag nog steeds onbeantwoord zou blijven, kan een klacht neergelegd worden bij de bevoegde nationale gegevensbeschermingsauthoriteit ( www.gegevensbeschermingsautoriteit.be ) .

 

Deel 5: Contacteer KBC Motorclub als je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens  bij gegevenslekken .

Een gegevenslek wordt gedefinieerd als een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde versturen van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.

 

Gegevenslekken dien je als aangesloten lid  onmiddellijk  te melden aan kbc-mc@kbc-mc.be eveneens met   dataprotection@kbc.be  in cc. (dit is de mailbox van de Data Protection Unit van de dienst Groep Compliance)                                                                                                                                                                                                                                         

Deze instanties bepalen dan samen welke dringende maatregelen zich opdringen.